Виртуальный офис
Виртуальный офис (от англ. virtual office) — термин для обозначения офисных услуг коллективного пользования, которые зачастую включают в себя служебный адрес организации для получения корреспонденции, услуги пересылки почты, виртуальный телефонный номер, приём факса, а также дополнительно предоставляются обслуживание входящих звонков, услуги секретаря, веб-хостинг и аренда переговорных комнат и конференц-залов для деловых встреч. «Виртуальный офис» также является общим термином для описания среды, которая позволяет команде сотрудников эффективно вести бизнес, используя исключительно коммуникационные возможности Интернета.[1]
Происхождение
Спорным является факт, что компания Servcorp первым ввела отрасли и термины «виртуальный офис» и «обслуживаемый офис» в 1978 году, тем не менее, Крис Керн (англ. Chris Kern) утверждает, что создал неологизм «виртуальный офис» для статьи в журнале, опубликованном в 1983 году.[2]
Понятие
Термин не является устоявшимся. Так, некоторые поставщики услуг виртуального офиса предоставляют дополнительные корпоративные или аутсорсинговые услуги, например, услуги корпоративного секретаря, бухгалтера или юриста. Компании, занимающиеся учреждением фирм за границей, также предлагают сопутствующую услугу по регистрации почтового адреса, телефона и факса.
Другие поставщики предлагают преимущественно ИТ-инфраструктуру для организации удалённой работы для распределённых офисных команд. В этом случае виртуальный офис может включать: защищённый канал доступа сотрудников к системам фирмы, хостинг этих систем, сами ИТ-системы: документооборот, портал, CRM, ERP и другие.
Компании приобретают виртуальный офис, чтобы получить эффективный и недорогой инструмент для общения с клиентами в городе их проживания, создав имидж местной компании, либо чтобы улучшить свой имидж благодаря престижному адресу в центре Нью-Йорка, Лондона или Гонконга. Например, фирма может купить виртуальный номер с кодом 212 и почтовый адрес в Нью-Йорке с целью создать впечатление, что компания находится в Нью-Йорке, в то время как в действительности может находиться совершенно в другой стране.
Также в услугу «виртуальный офис» входит сервис, называемый «виртуальный номер». Это телефонный номер выбранной страны и города. Звонки, поступающие на этот номер, могут приходить на мобильный или стационарный телефон, SIP-устройство или скайп. Физически находясь в одной стране, можно пользоваться номером другой страны.
Существует услуга IP-АТС, позволяющая расширить возможности виртуального телефонного офиса. Это тот же виртуальный номер, но с дополнительными возможностями. IP-АТС, позволяет подключить IVR-конструктор и голосовую почту, задавать сложную переадресацию, отслеживать историю звонков, записывать разговоры. Кроме того, владелец IP-АТС может создать черный список номеров, а также перехватывать звонки.
Ещё одна составляющая виртуального офиса, которую предоставляют многие телекоммуникационные компании — услуга виртуальный факс.
Для удобства, компаниям могут предложить также «пакетные» предложения по виртуальному офису, в которого зачастую входят такие параметры как: фактический и юридический адрес по городу, выделенный телефонный номер, переадресация звонков, приём и обработка корреспонденции, секретарское обслуживание и др., что гораздо удобнее, если нет времени подбирать возможности по отдельности [3].
Плюсы
- Кто ищет обычного секретаря, но за меньшую плату;
- Кто хочет проводить собрания в профессиональной среде;
- Кто запускает пилотный продукт или сервис;
- Кто открывает фирму;
- Кто сокращает штат офисного персонала;
- Кто переводит офисный персонал на удаленную работу;
- Кто расширяет фирму;
- Кто хочет заявить о своем присутствии в другой стране или городе;
- Кто ищет престижный почтовый адрес в дорогом районе в целях улучшения корпоративного имиджа;
- Кто ищет юридический адрес для регистрации юридического лица организации, чтобы соблюсти правительственные постановления;
- Кто ищет техническую поддержку или бизнес-услуги, например, копирование, печать, факс;
- Кто ищет ответственное лицо за сбор и классификацию почты и посылок;[4]
- Кто создает бизнес в интернете, например интернет-магазин.
Недостатки
Хотя виртуальный офис выгоден в эксплуатации, но имеет свои недостатки:
- Множество компаний используют один и тот же адрес;
- Недостаток государственного регулирования и как следствие ненадежные провайдеры. Исключением является Англия — британский парламент в соответствии с торговыми стандартами Великобритании приняли «Схему честной торговли почтовыми адресами» [5];
- Благодаря лёгкому процессу регистрации среди пользователей множество мошенников; тем не менее, Формуляр почтовой службы 1583 [6], регулирующий работу почтовых служб, содействует в борьбе с мошенничеством. Согласно вышеуказанному постановлению коммерческие почтовые службы считают противозаконным получать почту анонимно либо под вымышленным именем.[7]
Напишите отзыв о статье "Виртуальный офис"
Примечания
- ↑ Telecommuting and Virtual Offices: Issues and Opportunities, By Nancy J. Johnson, Page 80, ISBN 1878289799
- ↑ [www.chriskern.net/history/myWord.html Chris Kern The Virtual Office] // American Way. — 1983. — Vol. 16. — No. 9. — Page 189.
- ↑ [vi-office.ru/files/materials/1333467638_4044.pdf Виртуальные офисы. История и современность]
- ↑ China Business Guide 2005 By Graham Earnshaw, Michael Pennington, Page 164.
- ↑ [www.tradingstandards.gov.uk/westminster/busaap.htm M.A.I.L Fair Trade Scheme]
- ↑ [www.usps.com/forms/allforms.htm Postal Service Form 1583]
- ↑ [www.privacilla.org/government/cmra.html The Postal Service’s CMRA Regulations]
См. также
| ||||||
Отрывок, характеризующий Виртуальный офис
– Кончено! – сказал Борис.– Навсегда? – сказала девочка. – До самой смерти?
И, взяв его под руку, она с счастливым лицом тихо пошла с ним рядом в диванную.
Графиня так устала от визитов, что не велела принимать больше никого, и швейцару приказано было только звать непременно кушать всех, кто будет еще приезжать с поздравлениями. Графине хотелось с глазу на глаз поговорить с другом своего детства, княгиней Анной Михайловной, которую она не видала хорошенько с ее приезда из Петербурга. Анна Михайловна, с своим исплаканным и приятным лицом, подвинулась ближе к креслу графини.
– С тобой я буду совершенно откровенна, – сказала Анна Михайловна. – Уж мало нас осталось, старых друзей! От этого я так и дорожу твоею дружбой.
Анна Михайловна посмотрела на Веру и остановилась. Графиня пожала руку своему другу.
– Вера, – сказала графиня, обращаясь к старшей дочери, очевидно, нелюбимой. – Как у вас ни на что понятия нет? Разве ты не чувствуешь, что ты здесь лишняя? Поди к сестрам, или…
Красивая Вера презрительно улыбнулась, видимо не чувствуя ни малейшего оскорбления.
– Ежели бы вы мне сказали давно, маменька, я бы тотчас ушла, – сказала она, и пошла в свою комнату.
Но, проходя мимо диванной, она заметила, что в ней у двух окошек симметрично сидели две пары. Она остановилась и презрительно улыбнулась. Соня сидела близко подле Николая, который переписывал ей стихи, в первый раз сочиненные им. Борис с Наташей сидели у другого окна и замолчали, когда вошла Вера. Соня и Наташа с виноватыми и счастливыми лицами взглянули на Веру.
Весело и трогательно было смотреть на этих влюбленных девочек, но вид их, очевидно, не возбуждал в Вере приятного чувства.
– Сколько раз я вас просила, – сказала она, – не брать моих вещей, у вас есть своя комната.
Она взяла от Николая чернильницу.
– Сейчас, сейчас, – сказал он, мокая перо.
– Вы всё умеете делать не во время, – сказала Вера. – То прибежали в гостиную, так что всем совестно сделалось за вас.
Несмотря на то, или именно потому, что сказанное ею было совершенно справедливо, никто ей не отвечал, и все четверо только переглядывались между собой. Она медлила в комнате с чернильницей в руке.
– И какие могут быть в ваши года секреты между Наташей и Борисом и между вами, – всё одни глупости!
– Ну, что тебе за дело, Вера? – тихеньким голоском, заступнически проговорила Наташа.
Она, видимо, была ко всем еще более, чем всегда, в этот день добра и ласкова.
– Очень глупо, – сказала Вера, – мне совестно за вас. Что за секреты?…
– У каждого свои секреты. Мы тебя с Бергом не трогаем, – сказала Наташа разгорячаясь.
– Я думаю, не трогаете, – сказала Вера, – потому что в моих поступках никогда ничего не может быть дурного. А вот я маменьке скажу, как ты с Борисом обходишься.
– Наталья Ильинишна очень хорошо со мной обходится, – сказал Борис. – Я не могу жаловаться, – сказал он.
– Оставьте, Борис, вы такой дипломат (слово дипломат было в большом ходу у детей в том особом значении, какое они придавали этому слову); даже скучно, – сказала Наташа оскорбленным, дрожащим голосом. – За что она ко мне пристает? Ты этого никогда не поймешь, – сказала она, обращаясь к Вере, – потому что ты никогда никого не любила; у тебя сердца нет, ты только madame de Genlis [мадам Жанлис] (это прозвище, считавшееся очень обидным, было дано Вере Николаем), и твое первое удовольствие – делать неприятности другим. Ты кокетничай с Бергом, сколько хочешь, – проговорила она скоро.
– Да уж я верно не стану перед гостями бегать за молодым человеком…
– Ну, добилась своего, – вмешался Николай, – наговорила всем неприятностей, расстроила всех. Пойдемте в детскую.
Все четверо, как спугнутая стая птиц, поднялись и пошли из комнаты.
– Мне наговорили неприятностей, а я никому ничего, – сказала Вера.
– Madame de Genlis! Madame de Genlis! – проговорили смеющиеся голоса из за двери.
Красивая Вера, производившая на всех такое раздражающее, неприятное действие, улыбнулась и видимо не затронутая тем, что ей было сказано, подошла к зеркалу и оправила шарф и прическу. Глядя на свое красивое лицо, она стала, повидимому, еще холоднее и спокойнее.
В гостиной продолжался разговор.
– Ah! chere, – говорила графиня, – и в моей жизни tout n'est pas rose. Разве я не вижу, что du train, que nous allons, [не всё розы. – при нашем образе жизни,] нашего состояния нам не надолго! И всё это клуб, и его доброта. В деревне мы живем, разве мы отдыхаем? Театры, охоты и Бог знает что. Да что обо мне говорить! Ну, как же ты это всё устроила? Я часто на тебя удивляюсь, Annette, как это ты, в свои годы, скачешь в повозке одна, в Москву, в Петербург, ко всем министрам, ко всей знати, со всеми умеешь обойтись, удивляюсь! Ну, как же это устроилось? Вот я ничего этого не умею.
– Ах, душа моя! – отвечала княгиня Анна Михайловна. – Не дай Бог тебе узнать, как тяжело остаться вдовой без подпоры и с сыном, которого любишь до обожания. Всему научишься, – продолжала она с некоторою гордостью. – Процесс мой меня научил. Ежели мне нужно видеть кого нибудь из этих тузов, я пишу записку: «princesse une telle [княгиня такая то] желает видеть такого то» и еду сама на извозчике хоть два, хоть три раза, хоть четыре, до тех пор, пока не добьюсь того, что мне надо. Мне всё равно, что бы обо мне ни думали.
