Аутсорсинг расчета заработной платы

Аутсорсинг расчета заработной платы (Аутсорсинг расчета зарплаты) (англ. Payroll Outsourcing) — это выполнение на основании договора функции по расчету заработной платы и подготовке отчетности, связанной с заработной платой, (целиком или частично) другой компанией, специализирующейся в соответствующей области .

Аутсорсинг расчета зарплаты — разновидность аутсорсинга учетных функций. Аутсорсинга учетных функций включает в себя аутосоринг бухгалтерского и налогового учета, кадрового делопроизводства, аутсорсинг заработной платы, подготовки бухгалтерской отчетности по РСБУ и МСФО.

Аутсорсинг расчета зарплаты в мире

Первые специализированные компании, оказывающие услугу расчета зарплаты (payroll outsorsing), появились после Второй мировой войны в США. Крупнейший в мире провайдер расчета зарплаты — американская Automatic Data Processing (ADP) — готовит зарплатные ведомости для 620 тысяч компаний по всему миру каждого шестого работника в США (24 млн человек), и реализовала порядка 600 000 зарплатных проектов по всему миру.

ADP основал в 1949 году бухгалтер Генри Тауб с двумя партнерами, почувствовав потребность бизнеса в экономии. Расчетная ведомость, подготовленная ADP, стоила 25 центов (гамбургер в Burger King — 18 центов). «Это отличная идея — заплатить всего 25 долларов за расчет недельной зарплаты сотни служащих. Оклад штатного бухгалтера доходил до ста долларов в неделю, и аутсорсинг мог бы избавить его от необходимости выполнять эту типично канцелярскую работу», — рассказывал клиентам о смысле аутсорсинга сооснователь и маркетолог ADP Фрэнк Лаутенберг, позже ставший сенатором от Нью Джерси.

В 1960-е годы ADP считала зарплату сотрудникам двухсот организаций, среди которых — труппа мюзикла «Моя прекрасная леди», а в 2012 году компания заняла 269 место в рейтинге Fortune 500, заработав 10 млрд долларов США.

Среди малого и среднего бизнеса на аутсорсинг бухгалтерские функции передают 86 % компаний в Европе, 92 % — в США, 96 % — в Израиле(в данном исследовании функция расчета заработной платы включена в бухгалтерский учет).

Аутсорсинг расчета зарплаты в России

В СССР крупные организации начали передавать выполнение расчетов заработной платы и налоговых отчислений в специализированные оснащенные ЭВМ расчетные центры в 1970-е годы. Это было удобнее и дешевле покупки, размещения и администрирования громоздкой и сложной вычислительной техники.

В середине 1990-х годов для обслуживания зарубежных компаний, открывающих представительства в России, в стране появились первые иностранные провайдеры аутсорсинга расчета зарплаты и бухгалтерского учета. Они и сегодня остаются лидерами на российском рынке: три из пяти крупнейших по размеру выручки аутсорсеров расчета зарплаты — иностранные компании.

Содержание услуги аутсорсинга расчета зарплаты

Оказываемые провайдером услуги в рамках аутсорсинга расчета зарплаты можно разделить на фиксированные (те, что оказываются в предсказуемом объеме, регулярно и по графику) и дополнительные (нерегулярные, разовые и/или адаптированные под нужды заказчика).

Фиксированные услуги:

• расчет зарплаты и аванса;
• подготовка отчетности в госорганы (2-НДФЛ, отчеты в ПФР, ФСС).

Заказывая их, компания ежемесячно получает от провайдера:

• расчетно-платежную ведомость с аналитикой по отделам, центрам расходов, видам выплат (в зависимости от потребностей);
• суммы к выплате (информацию для выплаты зарплат);
• суммы налогов к выплате;
• расчетные листы, подготовленные в оговоренной форме (для e-mail рассылки, для размещения на портале в личных кабинетах каждого сотрудника; на бумаге или в общем файле для HR-службы);
• проводку в финансовую систему (1C, Oracle, Scala и другие).

Дополнительные услуги:

• межрасчеты (выплаты при увольнении, оплата отпускных и премиальных);
• подготовка специальных отчетов для внутренних нужд компании (например, ежемесячного отчета о затратах в разрезе определенных видов выплат по подразделениям, анализ ФОТ и проч.);
• сопровождение взаимодействия с налоговыми органами (консультативная поддержка при визите налоговой инспекции, подготовка разъяснительных писем, выезд специалиста провайдера в офис, представительство в налоговой).

Стоимость аутсорсинга

На стоимость ауторсинга расчета зарплаты влияют:

1. Перечень используемых заказчиком финсированных и дополнительных услуг (см. раздел см. раздел Содержание услуги аутсорсинга расчета зарплаты).
   • При подписании договора формируется индивидуальный для каждой компании пакет оказываемых услуг, в который можно включить и дополнительные услуги, если предполагается их оказание по графику (например, межрасчеты делаются еженедельно по средам и пятницам).
   • Дешевле включить дополнительные услуги, которые планируется заказывать часто, в пакет услуг при подписании договора на аутсорсинг, чем отдельно оплачивать их по факту оказания. Некоторые услуги предполагают оплату по факту. Например, консультативная поддержка при взаимодействии с налоговой инспекцией оплачивается по часам.
2. Количество сотрудников в штате. Чем меньше численность персонала предприятия, тем выше стоимость услуг в расчете на одного сотрудника, и наоборот.
3. Число юрлиц и/или обособленных подразделений с выделенным балансом. Алгоритм расчета оплаты создается и действует для каждого в отдельности.
4. Сложность расчета (наличие системы КТУ, сменного режима работы, присутствия премиальной части зарплаты и различных надбавок). Проще всего производить расчет зарплаты офисных сотрудников с фиксированным графиком работы и окладом. Для работников с посменным графиком — сложнее, а самое трудоемкое — считать зарплаты рабочим производств.
5. Вид предоставления аутсорсеру данных для расчета. В электронном виде дешевле, чем в бумажном за счет снижения времени на обработку.

Объем рынка и крупнейшие провайдеры в России

По данным ежегодного «Рейтинга аутсорсинга учетных функций» рейтингового агентства «Эксперт», объем рынка аутсорсинга учетных функций в России в 2008 году вырос на 30 % по сравнению с 2007 годом. В денежном выражении в 2008 году объем рынка оценивался в 2,4 млрд рублей, в 2012 году — 5,99 млрд, в 2013 — 6,8 млрд рублей. На рынок аутсорсинга расчета заработной платы и ведения кадрового делопроизводства в 2013 году пришлось 2 млрд рублей (прирост составил 33 % по сравнению с 2012 годом — 1,2 млрд рублей).

В 2013 году для четырех компаний из топ-5 провайдеров с наибольшей прибылью от аутсорсинга расчета зарплаты, оказание этой услуги было основным и прибылеобразующим бизнесом.

Топ-5 крупнейших провайдеров аутсорсинга учетных функций по объему выручки, 2013

Место в рейтинге	Название провайдера аутсорсинга	Специализация в аутсорсинге учетных функций(% от выручки)
		Расчет зарплаты	Кадровый учет и делопроизводство	Бухгалтерский и налоговый учет
1	Intercomp	42,9 %	8,3 %	38,8 %
2	BDO	11,2 %	5,5 %	18,2 %
3	"Интерком-Аудит"	н.д.	н.д.	н.д.
4	Кадровый холдинг "Анкор"	89,4 %	10,4 %	0,3 %
5	"ФинЭкспертиза"	17,0 %	-	68,0 %

Клиенты в России

С середины 1990-х годов до конца 2000-х главными клиентами провайдеров аутсорсинга расчета зарплаты были иностранные компании. С 2008 года количество российских организаций, использующих аутсорсинг расчета заработной платы, стало расти. Это связано с необходимостью снижать издержки в период кризиса, увеличением числа компаний с «белой» бухгалтерией, повышением активности налоговых органов и ростом фискальных рисков, подготовкой к привлечению инвестиций, кредитованию.

По данным исследования «Рынок аутсорсинга учетных функций 2013», подготовленного Headhunter по заказу UCMS Group и Intercomp , 29 % работающих в России компаний используют аутсорсинг учетных функций, еще 10 % планируют применять его в ближайшем будущем. Аутсорсингом учетных функций пользуются каждая вторая иностранная и каждая четвертая российская организация. Аутсорсинг расчета зарплаты используют 32 % опрошенных компаний. По мнению участников исследования, наиболее выгоден аутсорсинг для собственников бизнеса и высшего руководства — генерального директора, финансового директора.

Использование аутсорсинга расчета зарплаты компаниями разного размера, 2011

Численность персонала, человек	Менее 50	50-100	100-500	500-1000	Более 1000
Процент компаний, использующих Аутсорсинг расчета заработной платы	43 %	16 %	27 %	25 %	20 %

Сравнение со штатными специалистами

Преимущества

Основные выгоды от аутсорсинга расчета зарплаты:

• оптимизация и стандартизация процесса расчета;
• доступ к специалистам высшей квалификации и передовым технологиям ведения учета и отчетности;
• улучшение качества расчета и отчетности, их полное соответствие актуальным требованиям законодательства, снижение налоговых рисков;
• снижение издержек на реализацию бизнес-процесса за счет отсутствия расходов на создание рабочих мест для штатных расчетчиков (аренду офиса, закупку и обслуживание ПО, обучение специалистов, ФОТ и иные выплаты в пользу персонала);
• перенос ответственности за качество расчетов на провайдера — страховое покрытие налоговых рисков и возмещение провайдером ущерба от допущенных им ошибок;
• делегирование провайдеру взаимодействия с налоговыми органами;
• перераспределение нагрузки на сотрудников кадровой и/или бухгалтерской служб;
• сокращение численности отдела кадров и/или бухгалтерии;
• возможность наращивать объем работ по расчету зарплаты и ведению отчетности без увеличения штата бухгалтерской и кадровой служб;
• снижение зависимости от персонала — больничных, отпусков, увольнений шатных специалистов, ведущих расчет зарплаты;
• исключение риска утечки информации о размерах окладов сотрудников и руководства: провайдер не заинтересован лично в данной информации, по договору он обязуется обеспечивать конфиденциальность данных и отвечает за нарушение финансово, имеет защищенный дата-центр, а в компании-заказчике информацией о величине окладов владеет один сотрудник, а не вся бухгалтерия.
• Оплата услуг аутсорсера относится к категории затрат и на всю сумму уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и НДС.

Диаграмма. Преимущества аутсорсинга учетных функций Респонденты: 63 HR-менеджера, 88 топ-менеджеров из компаний, имеющих опыт использования аутсорсинга учетных функций.

Риски и ограничения

Большинство рисков в использовании аутсорсинга расчета зарплаты формируются на этапе выбора провайдера и регламентации процесса оказания услуг. Для получения качественной услуги аутсорсинга расчета зарплаты принципиально важно заключение юридически грамотного договора о сотрудничестве и экономически обоснованного соглашения об уровне оказания услуги (Service level agreement, SLA). Поэтому для сопровождения перевода процесса на аутсорсинг может потребоваться дорогостоящий консалтинг.

Из-за ненадлежащей организации процесса оказания услуг, низкого качества работы, несоблюдения сроков менять провайдера аутсорсинга расчета зарплаты или возвращать процесс в компанию приходилось 22 % компаний.

Если отсутствует полноценная регламентация параметров сотрудничества с провайдером при необходимости сменить поставщика может произойти потеря данных, проблемы с возвратом процессов в компанию и/или передаче их другому поставщику.

Организации придется перестроить свои бизнес-процессы с учетом аутсорсинга, перераспределить обязанности сотрудников, выделить и обучить отдельного специалиста/специалистов для взаимодействия с аутсорсером.

Если провайдер не может обеспечить выполнение работы в программном обеспечении, которое установлено у заказчика услуги, требуется дополнительное дорогостоящее программирование для интеграции.

Для достоверной оценки эффективности аутсорсинга необходимо разработать систему оценки качества работы провайдера (обычно основанную на ключевых показателях эффективности, KPI) и регулярно проводить оценку.

Неверно поставленные KPI для аутсорсера часто ведут к несоответствию качества оказания услуги ожиданиям заказчика.

Аутсорсинг недоступен для организаций с «серой» бухгалтерией.

Аутсорсинг дает прямое снижение издержек далеко не всем компаниям.

Перед передачей процесса на аутсорсинг крайне желательно его формализовать и автоматизировать, что требует отдельных затрат.

Аутсорсер может стать финансово нестабильным, обанкротиться, быть поглощенным другой аудиторско-консалтинговой группой.

Могут возникнуть сложности с получением достоверной информации о квалификации специалистов компании-аутсорсера.

Ответственность перед налоговыми органами за ошибки в осуществлении учета и ведении отчетной документации несет компания, предоставляющая такую отчетность от своего имени, то есть заказчик аутсорсинга. Провайдер не отвечает перед налоговой напрямую. Ответственность провайдера за ошибку и возмещение связанного с ней ущерба доказывается в судебном или ином порядке на основании положений подписанного с ним договора и допсоглашений.

Управление качеством аутсорсинга

Высокое качество оказания услуги аутсорсинга расчета зарплаты (и других разновидностей аутсорсинга учетных функций) обеспечивают соглашение об уровне оказания услуги (Service level agreement, SLA) и система менеджмента качества, имеющаяся у провайдера (СМК).

Соглашение об уровне оказания услуг (Service Level Agreement, SLA) — сервисный контракт, определяющий все параметры сотрудничества заказчика и провайдера. Задачи SLA — гармонизация стандартов качества оказания услуг провайдера и ожиданий заказчика, контроль работы провайдера и управление его мотивацией, формализация результатов работы провайдера.

SLA описывает

• перечень оказываемых подрядчиком услуг,
• формат и форму оказания услуг,
• график выполнения работ,
• принципы разделения ответственности сторон,
• способы обеспечения соответствия требованиям закона,
• механизмы мониторинга деятельности и предоставления отчетности
• критерии оценки качества выполнения работ,
• порядок и способ оплаты работы провайдера,
• процедуры разрешения споров,
• перечень конфиденциальных данных, не подлежащих разглашению,
• условия прекращения действия договора.

СМК — это система, позволяющая аутсорсеру отслеживать уровень качества оказания им услуг, поддерживать его на высоком уровне и вносить улучшения. Система менеджмента качества есть у нескольких зарубежных аутсорсеров, работающих в России. СМК может опираться на различные модификации методологий ISO 9001, SAS 70 и другие.

ISO 90001:2008 — международный стандарт качества предоставления услуг или производства товаров. Он базируется на соблюдении широкого круга менеджерских практик (клиентоориентированности, системном подходе к управлению, постоянном совершенствовани продукта, процессном подходе и других), а также содержит стандарт определения некачественного сервиса и рекомендации по оказанию его надлежащим образом.

SAS 70 (Statement on Auditing Standards № 70) — стандарт аудита, разработанный Американским институтом сертифицированных бухгалтеров. Направлен на выявление и оценку существующих в компании рисков, определение способности имеющихся контрольных процедур противодействовать появлению рисков, повышение эффективности процедур контроля. [sas70.com/sas70_overview.html|Положения о стандартах аудита (Statement on Auditing Standards, SAS 70)]

Рекомендованное к прочтению

• [www.e-xecutive.ru/knowledge/announcement/654530/ «Мы считаем, нас считают…» исследование рынка в области HR аутсорсинга 2007, E-xecutive]
• [www.e-xecutive.ru/vote/pools/1473041/ «Аутсорсинг в области управления персоналом: настоящее и будущее» исследование рынка в области HR аутсорсинга 2011, E-xecutive]
• [www.auditfin.com/fin/2009/1/Naumova/Naumova%20.pdf Виктор Панков, Светлана Наумова, Аутсорсинг в бухгалтерском учете, журнал «Аудит и финансовый анализ» РЭА им. Плеханова, № 1 2009.]
• [hrm.ru/u-postavshhika-uslug-hr-autsorsinga-postojanno-prisutstvuet-motivacija У поставщика услуг HR-аутсорсинга постоянно присутствует мотивация , HRM.ru, 2010]
• [www.marketing.spb.ru/mr/business/Outsorsing.htm Использование аутсорсинга: практика, признанная во всем мире]
• [expert.ru/2011/10/6/rejtinga-populyarnosti-autsorsinga-v-inostrannyih-kompaniyah/ Группа BDO в России подвела итоги рейтинга популярности аутсорсинга в иностранных компаниях, «Expert Online», 06 октября 2011.]
• [planetahr.ru/publication/7856/ Исследование «Рынок аутсорсинга учетных функций 2013», Headhunter.]
• [fta-mo.ru/upload/iblock/7a0/7a05ff6f0ebf5e1eaa31231762559ea5.pdf Использование Аутсорсинга для формирования стратегии Организации — Монография А. А. Дашков, М. Д. Джамалдинова]
• [taxpravo.ru/analitika/statya-135438-marina_safonova_nepravilno_dumat_chto_peredav_raschet_zarabotnoy_platyi_na Марина Сафонова: «Неправильно думать, что передав расчет заработной платы на аутсорсинг, вы абсолютно не будете касаться этого участка работ»]
• [www.ubo.ru/articles/?cat=127&pub=3171 Расчет заработной платы — сколько стоит аутсорсинг? Финансовая газета, № 27 от 01.07.2010 и № 28 от 08.07.2010]
• [hrm.ru/sergejj-kessel-tekhnologija-saas-delaet-uslugi-autsorsinga-prozrachnymi «Технология SaaS делает услуги аутсорсинга прозрачными», HRM.ru, 2010.]
• [www.trainings.ru/library/dictionary/autsorsing/ Аутсорсинг определение — trainings.ru]
• [fd.ru/articles/pdf/37008 Старые схемы на новый лад: аутсорсинг и аутстаффинг — «Финансовый директор»]
• [crm.gazrossii.ru/upload/files/Outsourcing_3_2013.pdf Разумный аутсорсинг — Юлия Ларионова, «Газ России» № 3 2013]
• [mespb.ru/d/179743/d/autsorsing.pdf Аутсорсинг как элемент современных экономических отношений РФ — Монография С. В. Юрьев]
• [www.rabota.ru/research/stati_i_kommentarii/autsorsing_v_hr_sfere.html Аутсорсинг в HR-сфере Статьи и комментарии]

Примечания

К:Википедия:Изолированные статьи (тип: не указан)